TC. Italia Servizi S.r.l
Modalità di attuazione del codice
Tutte le attribuzioni in tema di diffusione e attuazione del presente Codice sono riservate all’ Amministrazione.
Sostenibilità Sociale
Tc. Italia Servizi S.r.l. opera, in tema di relazioni con aziende nel pieno rispetto della legislazione italiana, che vieta tutte le operazioni che siano in contrasto con la Costituzione, con gli impegni internazionali dell’Italia e con i fondamentali interessi della sicurezza dello Stato.
La Società si impegna:
• ad assicurare e promuovere al proprio interno il rigoroso rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti, nonché dei principi di trasparenza, lealtà e correttezza comunemente accettati nella conduzione degli affari;
• ad assicurare e promuovere al proprio interno la scrupolosa osservanza di tutte le regole organizzative e procedurali da essa adottate, con particolare riguardo a quelle relative alla prevenzione della commissione di reati;
• a promuovere e richiedere il rispetto di tutte le leggi, i regolamenti, i principi e le regole organizzative e procedurali di cui ai punti precedenti anche da parte dei collaboratori, dei propri clienti e fornitori/partner commerciali;
• ad astenersi da comportamenti illeciti, o in ogni caso non conformi ai sopra enunciati principi, nei rapporti con le Autorità, i dipendenti, i collaboratori, i clienti, i fornitori, i soci e i concorrenti e più in generale nei confronti della collettività;
• a garantire l’osservanza dei principi di trasparenza, onestà ed affidabilità nei confronti delle proprie controparti e della collettività in genere;
• a garantire il rispetto della professionalità e dell’integrità fisica e morale dei propri dipendenti, nonché la più ampia tutela dell’ambiente e della sicurezza, con particolare riferimento all’igiene e alla sicurezza dei luoghi di lavoro;
• a evitare, prevenire e reprimere ogni forma di discriminazione basata su sesso, età, preferenze sessuali, razza, nazionalità, condizioni fisiche o socioeconomiche, credenze religiose, opinioni politiche.
Valori
La Società si ispira e si è sempre ispirata ai seguenti valori:
• Onestà: operando nell’assoluto rispetto delle leggi e delle normative vigenti nei luoghi in cui svolgono la propria attività, in conformità ai principi del Codice Etico e dalle procedure previste.
• Imparzialità: rifiutando ogni forma di discriminazione basata su età, sesso, orientamento sessuale, stato di salute, razza, nazionalità, estrazione culturale, opinioni politiche e credenze religiose. Garantendo in particolare ai Dipendenti ed ai Collaboratori ambienti di lavoro sicuri e salubri e condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale.
• Riservatezza: assicurando la riservatezza delle informazioni detenute e garantendo che tali informazioni non vengano usate dai propri collaboratori per scopi diversi da quelli connessi alle attività svolte nell’interesse della società.
• Trasparenza e completezza dell’informazione: impegnandosi a fornire informazioni complete, chiare e trasparenti, al fine di consentire agli stakeholder una completa e autonoma valutazione.
• Concorrenza: astenendosi dal tenere e attuare comportamenti collusivi e/o di abuso dominante sul mercato.
• Qualità dei servizi e dei prodotti offerti: impegnandosi a fornire prodotti e servizi di alta qualità per rispondere alle richieste della clientela, attraverso un ascolto continuo e costante delle aspettative.
• La soddisfazione del Cliente: impegnandosi a fornire servizi e prodotti del massimo livello qualitativo, che soddisfino con continuità i requisiti e superino le aspettative del Cliente.
• La sostenibilità del business e la tutela dell’ambiente: impegnandosi a garantire che la produzione sia svolta mediante modalità di lavoro improntate alla garanzia della salute e della sicurezza dei lavoratori, nonché all’efficace e responsabile gestione dell’impatto ambientale e ciò è un presupposto fondamentale per tutte le attività. Questo assicura non solo il soddisfacimento delle attese di tutti i portatori di interesse, ma anche la continuità nel tempo dell’operatività dell’Azienda. Tc. Italia Servizi S.r.l., pertanto, programma le proprie attività ricercando un equilibrio tra iniziative economiche e imprescindibili esigenze ambientali, non solo nel rispetto della normativa vigente, ma anche in considerazione dei diritti delle generazioni future.
• La compliance legislativa: impegnandosi ad operare nell’assoluto rispetto di tutte le leggi e le norme applicabili in materia di reati societari, legislazione del lavoro, salvaguardia ambientale, rispetto dei diritti umani, frodi e riciclaggio, etc.
• Reputazione dell’azienda: Tc. Italia Servizi S.r.l. è consapevole dell’importanza della propria credibilità di fronte alla comunità e si impegna a non realizzare azioni e comportamenti che possano minare il rapporto di fiducia reciproca instaurato con la collettività.
Tc. Italia Servizi S.r.l. adotta e diffonde il presente Codice Etico e di comportamento, cui sono tenuti a conformarsi l'Amministratore Unico, la Direzione, i dipendenti, i consulenti e i collaboratori, i fornitori, gli agenti, i mediatori, i procuratori e qualsiasi altro soggetto che possa agire in nome e per conto della Società. In relazione a quanto precede, l'Amministratore Unico di Tc. Italia Servizi S.r.l. adotta il presente Codice Etico. Tutti i destinatari del Codice Etico sono tenuti a conoscerlo e a conformarsi alle sue disposizioni, contribuendo attivamente alla diffusione e all’osservanza dello stesso, per tutto il periodo i cui si svolgono attività per Tc. Italia Servizi S.r.l.. I principi contenuti nel Codice Etico integrano altresì le regole di comportamento che il personale è tenuto ad osservare, in virtù delle normative vigenti, dei contratti di lavoro, delle procedure interne. nonché dei codici di comportamento cui la Società ha aderito. Nel caso in cui anche una sola delle disposizioni del Codice Etico dovesse entrare in conflitto con disposizioni previste nelle procedure o nei regolamenti interni, il Codice Etico prevarrà su qualunque di queste disposizioni. La Società conforma la propria condotta operativa ai valori del presente Codice Etico con spirito di onestà, professionalità e trasparenza. Il presente Codice Etico esprime l’insieme delle linee di comportamento che consentono di attuare tali valori in ogni aspetto dell’attività svolta dalla Società.
Controparti
Il Codice Etico si indirizza anche alle principali controparti della Società. Con le “controparti” si vuole instaurare un rapporto chiaro e costante nel tempo, che consenta alla Società di condividere pienamente il valore economico e sociale prodotto e al contempo seguire con attenzione le numerose sollecitazioni che provengono dall’esterno come dall’interno.
Per tale motivo la Società considera “controparti”:
1 i dipendenti e i collaboratori, fondamentale asset aziendale, la cui professionalità caratterizza la condotta della Società;
2 i fornitori e partner commerciali, anello fondamentale perché i servizi garantiscano il massimo livello di qualità;
3 i mezzi di informazione, quale canale privilegiato per una corretta e trasparente comunicazione all’esterno;
4 i soggetti pubblici, con cui Tc. Italia Servizi S.r.l. mantiene relazioni nel comune obiettivo di uno sviluppo della collettività;
5 la collettività, infine, nei cui confronti la Società si impegna a gestire con responsabilità sociale le proprie attività, favorendo uno sviluppo globale sostenibile.
Missione
Inserire qui la Missione specifica di Tc. Italia Servizi S.r.l. In un contesto competitivo in cui la responsabilità sociale ed i temi di sostenibilità ambientale stanno assumendo una sempre maggiore centralità, Tc. Italia Servizi S.r.l. punta a rafforzare la propria resilienza e diventare operatore leader nella sostenibilità attraverso l’uso responsabile ed efficiente delle risorse mettendo in relazione energia ed efficienza energetica con il ciclo dei materiali, recupero e riciclaggio e dei rifiuti. Tc. Italia Servizi S.r.l. opera a 360 gradi, offrendo soluzioni innovative end- to-end che rispondono in modo personalizzato e completo alle esigenze dei propri clienti nei business della circolarità e sostenibilità. Con una proposta che integra i servizi per l’efficienza energetica e i servizi per l’ambiente a partire dal recupero dei rifiuti industriali fino al loro riciclo, Tc. Italia Servizi S.r.l. fornisce un supporto concreto ad altre aziende nel migliorare la propria circolarità e nel ridurre la propria impronta carbonica ponendosi come obiettivo la compatibilità tra sviluppo e salvaguardia del territorio.
Etica negli affari
Il rispetto delle regole etiche e della trasparenza nella conduzione degli affari costituisce una condizione necessaria, per perseguire e raggiungere gli obiettivi della Società, consistenti nella creazione di valore per coloro che prestano attività lavorativa nella Società, per i clienti e per la collettività nel suo complesso.
Sostenibilità ambientale
Tc. Italia Servizi S.r.l. adotta un efficace sistema di gestione ambientale conforme a tutte le normative in ambito nazionale e internazionale nell’ottica del miglioramento continuo delle 11 prestazioni e dell’organizzazione. L’applicazione della politica ambientale viene costantemente monitorata in Tc. Italia Servizi S.r.l. affinché tutte le società perseguano obiettivi che siano coerenti con quelli strategici in materia ambientale. Tc. Italia Servizi S.r.l. monitora attraverso opportuni strumenti e indicatori le attività in termini di impatto ambientale e pone in essere tutti gli interventi necessari nell’ottica del continuo efficientamento. Tc. Italia Servizi S.r.l., rivolgendo attenzione allo sviluppo sostenibile, effettua investimenti nella produzione di fonti di energia rinnovabile. Tc. Italia Servizi S.r.l. partecipa attivamente alla salvaguardia dell’ambiente ed è impegnata in attività di formazione e sensibilizzazione verso la tematica ambientale rivolte sia verso l’interno sia verso l’esterno. La redazione di qualsiasi tipo di documentazione ambientale richiesta dalla legge – cartacea od informatica - deve essere improntata a criteri di chiarezza, veridicità e correttezza nel rispetto delle procedure interne. Gli stessi principi devono essere seguiti nella registrazione contabile dei documenti inerenti alle operazioni commerciali con clienti e fornitori che hanno un collegamento, anche indiretto e potenziale, con la gestione ambientale. Per garantire ciò, la documentazione dei fatti deve essere:
• riportata in contabilità a supporto della registrazione,
• completa, chiara, veritiera, accurata e valida,
• conservata tutta agli atti, per ogni opportuna verifica, per il periodo prescritto dalla legge. Tc. Italia Servizi S.r.l., nell’ambito della caratterizzazione ed analisi dei rifiuti, è consapevole che, anche quando la legge non disciplina le cautele da osservare per arrivare ad una corretta e credibile qualifica del rifiuto, essa impone un obbligo di risultato, consistente nella rispondenza al vero della classificazione. A tal fine, i destinatari del codice daranno concreta attuazione, ai principi di leale collaborazione e trasparenza alla base della previsione dell’art. 178, Dlgs 152/2006 secondo cui “la gestione dei rifiuti si conforma ai principi di responsabilizzazione e di cooperazione di tutti i soggetti coinvolti nella produzione, nella distribuzione, nell’utilizzo e nel consumo dei beni da cui originano i rifiuti”.
Amministratore Unico e Direzione
Adesione e attuazione
L'Amministratore Unico di Tc. Italia Servizi S.r.l. è tenuto al rispetto del presente Codice Etico conformando la propria attività a valori di onestà, correttezza e integrità. L'Amministratore Unico della Società si impegna a dare attuazione ai principi contenuti nel presente Codice Etico. A tal fine, l'Amministratore Unico della Società si ispira, anche nella determinazione degli obiettivi di impresa, ai valori espressi dal presente Codice Etico.
Clienti, Fornitori e Consulenti
Relazioni con i clienti
Costituisce obiettivo prioritario della Società la promozione di rapporti contrattuali con le controparti pubbliche e private, finalizzate alla creazione di un solido rapporto ispirato ai generali valori di correttezza, onestà, efficienza e professionalità. La Società non intrattiene relazioni, dirette o indirette, con società delle quali sia conosciuta, o solamente sospettata, l’appartenenza a organizzazioni criminali o che comunque operino al di fuori della legalità. La Società impronta i rapporti d’affari nel rispetto delle norme di legge. 10 Tutti i contratti, le forme di comunicazione e relazione con il cliente, compresi i messaggi pubblicitari sono gestiti in base a criteri di condotta improntati a chiarezza e trasparenza.
Rapporti con i fornitori
La Società gestisce il processo di acquisto di beni e servizi secondo principi di trasparenza, correttezza e collaborazione. La trasparenza nei rapporti con i fornitori è garantita attraverso:
• l’adozione di regole e meccanismi di selezione e di gestione dei fornitori, tenendo conto della affidabilità tecnica, economica e patrimoniale di questi ultimi, nonché dei criteri di responsabilità sociale;
• la definizione di modalità standard di gestione per assicurare a tutti i fornitori pari dignità e opportunità;
• la definizione e l’applicazione di criteri e sistemi di monitoraggio costante della qualità delle prestazioni e dei beni/servizi forniti. La correttezza è intesa da un lato come rifiuto di qualsiasi meccanismo che possa risultare discriminante per alcuno e dall’altro come assunzione e utilizzo di criteri di selezione e valutazione meritocratici lungo tutto il processo di gestione dei fornitori.
Conferimento di incarichi professionali
La Società adotta criteri di conferimento degli incarichi professionali ispirati a principi di competenza, economicità, trasparenza e correttezza. Più in particolare, tutti i compensi e/o le somme a qualsiasi titolo corrisposte agli assegnatari di incarichi di natura professionale dovranno essere adeguatamente documentati e comunque proporzionati all’attività svolta, anche in considerazione delle condizioni di mercato.
Omaggistica a clienti, fornitori, consulenti, esponenti di istituzioni ed enti
L’omaggistica è collegata all’occasione delle festività di fine anno e/o di incontri di pubbliche relazioni, è assegnata e destinata su disposizione dei Vertici Aziendali, sulla base di una valutazione ispirata ai principi di correttezza e adeguatezza. Ogni omaggio, salvo quelli di modico valore, deve essere documentato in modo adeguato a consentire verifiche da parte degli Organi di controllo.
Collettività
La Società individua le proprie scelte strategiche e le aree di intervento verso la collettività in coerenza con i principi del presente Codice.
Relazioni con i mezzi di informazione
I criteri di condotta nelle relazioni con i mezzi di informazione sono improntati a principi di trasparenza, correttezza e tempestività. I rapporti con i mezzi di informazione sono tenuti unicamente dalle Funzioni aziendali autorizzate.
Dipendenti e Collaboratori
1. Relazioni con Dipendenti e Collaboratori
La Società riconosce la centralità delle risorse umane, alle quali sono richieste professionalità, dedizione, lealtà, onestà e spirito di collaborazione. La Società si impegna a realizzare condizioni di lavoro funzionali alla tutela dell’integrità, psico fisica dei lavoratori e al rispetto della loro personalità morale, evitando ogni sorta di discriminazione, di illecito condizionamento o di indebito disagio. La Società si impegna ad adottare criteri di imparzialità, merito, competenza e professionalità per qualunque decisione inerente ai rapporti di lavoro con i propri dipendenti e collaboratori. È vietata qualsiasi pratica discriminatoria nella selezione, assunzione, formazione, gestione, sviluppo e retribuzione del personale. La Società opera affinché tutti i responsabili delle aree, i dipendenti e i collaboratori, per quanto di competenza, adottino comportamenti coerenti con i suddetti principi e funzionali all’attuazione di questi. In quest’ottica Tc. Italia Servizi S.r.l. si ispira ai principi generali della Dichiarazione Universale dei Diritti Umani delle Nazioni Unite e alla Convenzioni Internazionali dell’ILO, International Labour Organization.
2. Selezione del personale
La valutazione delle candidature e la selezione del personale sono effettuate in base alle esigenze aziendali e alla corrispondenza con i profili professionali ricercati, riconoscendo pari opportunità per tutti i candidati e rifiutando qualsiasi pratica discriminatoria.
3. Sviluppo e formazione dei dipendenti
La Società, in virtù del principio di valorizzazione delle proprie risorse umane, si impegna a favorire la crescita e lo sviluppo dei propri dipendenti, senza alcuna forma di discriminazione.
4. Comunicazione e coinvolgimento dei dipendenti
La comunicazione a tutti i dipendenti pone come base di partenza per la sua azione i valori dell’ascolto, della chiarezza e trasparenza, della collaborazione. La Società crede nell’importanza del coinvolgimento delle persone in un’ottica di crescita del senso di appartenenza e di sviluppo continuo.
5. Gestione del personale
L’accesso ai ruoli e/o agli incarichi è definito in considerazione delle competenze e delle capacità dei singoli, sulla base delle specifiche esigenze della Società senza discriminazione alcuna. Compatibilmente con i criteri di efficienza generale del lavoro, la Società promuove forme di flessibilità organizzativa che agevolino la gestione dello stato di maternità e in generale la cura dei figli. Nell’ambito dei processi di gestione e sviluppo personale, le decisioni di volta in volta assunte sono fondate sull’effettiva corrispondenza tra i profili posseduti dai dipendenti e gli obiettivi programmati o comunque ragionevolmente attesi, nonché su considerazioni in merito. La Società utilizza e valorizza tutte le professionalità presenti nella struttura, in modo da favorire lo sviluppo e la crescita del personale, attraverso tutti gli strumenti più opportuni. È espressamente vietata qualsiasi forma di abuso delle posizioni di autorità o coordinamento. Deve intendersi per abuso ogni comportamento consistente nel richiedere ovvero indurre a offrire prestazioni, favori personali o altre utilità lesive dell’altrui dignità, professionalità o autonomia.
6. Sicurezza e salute
La Società, consapevole dell’importanza di garantire le migliori condizioni di salute e sicurezza negli ambienti di lavoro, si impegna a promuovere e diffondere tra i propri dipendenti comportamenti responsabili, mettendo in atto le necessarie azioni preventive, al fine di preservare la salute, la sicurezza e l’incolumità di tutto il personale nonché dei terzi che frequentano i propri locali. Gli esponenti aziendali che ricoprono ruoli sensibili ai fini della salute e sicurezza, individuati dal vigente quadro legislativo di riferimento, s’impegnano al rispetto delle norme e degli obblighi da questo derivanti in tema di prevenzione e protezione ponendosi, comunque, obiettivi di eccellenza che vanno oltre il mero adempimento, nella piena consapevolezza del valore rappresentato dalla salvaguardia delle condizioni di salute, sicurezza e benessere della persona.
7. Tutela della persona
La Società tutela l’integrità morale dei propri dipendenti e collaboratori, garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. A tal fine la Società esige che nelle relazioni di lavoro interne e esterne non siano ammessi atti di violenza psicologica oppure atteggiamenti o comportamenti discriminatori o lesivi della persona, delle sue convinzioni o condizioni. In particolare, la Società:
• previene e contrasta l’insorgenza e la diffusione di ogni forma di discriminazione, mobbing o comportamento vessatorio;
• assume ogni decisione gestionale relativa al personale, oltre che in base a criteri di merito, nel rispetto del principio delle pari opportunità;
• contrasta ogni forma di discriminazione per motivi legati al sesso, alle preferenze sessuali, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche e sindacali, alle credenze religiose. In particolare, la Società condanna espressamente qualsiasi forma di molestia sessuale nei luoghi di lavoro. Chiunque ritenga di essere stato oggetto di discriminazioni o molestie provvederà a segnalare l’accaduto alla Direzione che, dopo aver attentamente valutato le specifiche circostanze e la gravità dei comportamenti, adotterà gli opportuni provvedimenti.
8. Doveri dei dipendenti e dei collaboratori
Tutti i dipendenti e collaboratori della Società sono tenuti:
• a orientare il proprio operato ai principi di professionalità, trasparenza, correttezza e onestà, contribuendo con colleghi, superiori e subordinati al perseguimento della missione della Società nel rispetto di quanto previsto nel presente Codice Etico;
• a elaborare tutta la documentazione relativa alla propria attività utilizzando un linguaggio chiaro ed esaustivo, consentendo eventuali verifiche da parte dei soggetti autorizzati;
• a conoscere e rispettare le procedure interne per i rimborsi spese, comportandosi con lealtà, correttezza e trasparenza nella richiesta e avendo cura, in particolare, che ciascuna pratica di rimborso sia adeguatamente documentata e/o documentabile;
• a non sfruttare a fini personali la posizione ricoperta all’interno della Società e, analogamente, a non utilizzarne indebitamente il nome e la reputazione a fini privati;
• a non accettare dazioni, benefici (sia diretti che indiretti), omaggi, atti di cortesia e di ospitalità, tali da compromettere l’immagine dell’azienda e da poter essere interpretati come finalizzati a ottenere un trattamento di favore che non sia legittimo e/o determinato dalle regole di mercato;
• a conoscere e attuare quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza, riservatezza e diffusione delle informazioni riguardanti la Società con particolare riguardo alle informazioni riservate. Nello svolgimento delle attività, i dipendenti e collaboratori sono tenuti, all’insorgere di un interesse proprio, attuale o potenziale, a darne tempestiva comunicazione rispettivamente al superiore gerarchico o alla Direzione, astenendosi nel frattempo dal porre in essere qualsiasi condotta riconducibile alla situazione comunicata. Tali soggetti sono altresì tenuti ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui siano venuti a conoscenza nello svolgimento delle proprie funzioni. Ogni dipendente e collaboratore della Società è tenuto a operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili e in linea con le procedure operative e le direttive aziendali predisposte per regolamentarne l’utilizzo. In particolare, tali soggetti utilizzano con scrupolo e parsimonia i beni loro affidati ed evitano un utilizzo improprio dei beni aziendali che possa essere causa di danno o di riduzione di efficienza o che possa comunque apparire contrario ai principi che governano l’operatività della Società. Con particolare riferimento alle applicazioni informatiche, ogni dipendente e collaboratore ha l’obbligo di utilizzare le dotazioni hardware e software messe a sua disposizione esclusivamente per finalità connesse allo svolgimento delle proprie mansioni. In particolare, ciascun dipendente e collaboratore è tenuto:
• ad adottare scrupolosamente le procedure previste dalle politiche di sicurezza aziendale, al fine di non compromettere la funzionalità e il livello di protezione dei sistemi informatici;
• ad astenersi dal duplicare abusivamente i programmi installati sugli elaboratori informatici;
• ad adottare scrupolosamente le procedure previste dalle politiche di utilizzo della posta elettronica;
• a non navigare su siti web caratterizzati da contenuti indecorosi, offensivi e non pertinenti all’attività svolta. La Società vieta espressamente ogni condotta di alterazione del funzionamento di sistemi informatici o telematici e/o di manipolazione dei dati in essi contenuti, che sia idonea ad arrecare ad altri un danno ingiusto.
Trasparenza della Contabilità
La contabilità è rigorosamente improntata ai principi generali di verità, accuratezza, completezza, chiarezza e trasparenza del dato registrato. Nei loro comportamenti i dipendenti e i collaboratori sono obbligati ad astenersi da qualsiasi atto, attivo od omissivo, che violi direttamente o indirettamente i principi di cui al comma precedente oppure le procedure interne che attengono alla formazione dei documenti contabili e alla loro rappresentazione all’esterno. La Società si impegna a garantire la massima correttezza e trasparenza nella gestione delle operazioni con parti correlate, in conformità alle disposizioni emanate in materia dall’Autorità. La Società favorisce la partecipazione a iniziative di formazione e di aggiornamento al fine di rendere edotti e aggiornati i destinatari in ordine alle regole e alle procedure che presiedono alla produzione e alla gestione della documentazione contabile. I Bilanci della Società rispondono rigorosamente ai principi generali di rappresentazione veritiera e corretta della situazione patrimoniale, economica e finanziaria nel rispetto della vigente normativa generale e speciale. I criteri di valutazione fanno riferimento alla normativa civilistica e agli standard di generale accettazione.
Registrazioni contabili e Bilanci
Sistema dei Controlli Interni
Per sistema dei controlli interni da realizzarsi ed implementarsi a cura del Management dell’Azienda, si intende l’insieme degli strumenti necessari o utili a indirizzare, gestire e verificare le attività dell’impresa, orientandola verso il raggiungimento dei propri obiettivi e contrastando adeguatamente i rischi incombenti. Tc.Italia s.r.l. deve porre in essere i controlli adeguati al proprio business, e deve altresì disporre di strumenti e metodologie atte a contrastare i rischi aziendali di ogni natura, identificandoli, valutandoli e gestendoli con opportuni piani di azione correttivi. Il sistema dei controlli interni deve fornire una “ragionevole” garanzia circa il rispetto delle leggi dello Stato e delle procedure interne, il rispetto delle strategie e delle politiche aziendali, il conseguimento degli obiettivi prefissati, la tutela del patrimonio fisico e logico delle Società, la gestione secondo i criteri di efficacia e di efficienza, nonché l’attendibilità delle informazioni contabili e gestionali verso l’interno e l’esterno delle Società. L’organo preposto a verificare la presenza, l’efficacia e la funzionalità del sistema di controllo interno è il Comitato Controllo e Rischi. Oltre a realizzare, aggiornare e mantenere il sistema di controllo interno, il Management aziendale è tenuto a diffondere la “cultura del controllo”, facendone partecipi i propri collaboratori, ognuno dei quali avrà le conseguenti responsabilità legate al ruolo svolto nella Società. Il Sistema di Controllo Interno e di Gestione dei Rischi (“SCIGR”) è costituito dall’insieme delle regole, delle procedure e delle strutture organizzative volte a consentire l’identificazione, la misurazione, la gestione e il monitoraggio dei principali rischi aziendali nell’ambito del Gruppo. Il SCIGR è integrato nei più generali assetti organizzativi e di governo societario adottati dalla Società e dal Gruppo ed è ispirato alle best practice esistenti in ambito nazionale e internazionale. In particolare, tale sistema tiene conto delle raccomandazioni del Codice di Corporate Governance delle Società quotate ed è definito coerentemente al modello “Internal Controls – Integrated Framework” emesso dal Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (cosiddetto “COSO Report”), che rappresenta il modello di riferimento, internazionalmente riconosciuto, per l’analisi e la valutazione integrata dell’efficacia del SCIGR. Un efficace SCIGR contribuisce a una conduzione dell’impresa coerente con gli obiettivi aziendali definiti dal consiglio di amministrazione, in quanto consente di individuare, valutare, gestire e monitorare i principali rischi in relazione alla loro capacità di influenzare il raggiungimento degli obiettivi medesimi. Il SCIGR, in particolare, concorre ad assicurare la salvaguardia del patrimonio sociale, l’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali, l’affidabilità delle informazioni fornite agli organi sociali e al mercato, il rispetto di leggi e regolamenti nonché dello statuto sociale e delle procedure interne. I controlli coinvolgono, con diversi ruoli, tutti personale interno ed esterno ed ogni azione effettuata dalla società.
Autorità
1. Relazioni con le Pubbliche Amministrazioni
Le relazioni della Società con la Pubblica Amministrazione, i pubblici ufficiali o i soggetti incaricati di un pubblico servizio debbono ispirarsi alla più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e di regolamento applicabili e non possono in alcun modo compromettere l’integrità o la reputazione della Società. L’assunzione di impegni e la gestione dei rapporti, di qualsivoglia natura, con la Pubblica Amministrazione, i pubblici ufficiali o i soggetti incaricati di un pubblico servizio, sono riservati esclusivamente alle funzioni aziendali interessate e autorizzate. In ogni caso, tali soggetti sono tenuti a conservare diligentemente tutta la documentazione relativa alle occasioni in cui la Società sia entrata in contatto con la Pubblica Amministrazione. I rapporti con le Autorità sono riservati esclusivamente ai soggetti muniti di apposita delega ad intrattenere rapporti con la Pubblica Amministrazione, nel rispetto dell'assetto gerarchico e organizzativo della Società nei limiti delle proprie deleghe e procedure. Nell’ambito dei rapporti instaurati tra la Società e la Pubblica Amministrazione, i pubblici ufficiali o i soggetti incaricati di un pubblico servizio, i Destinatari sono tenuti ad astenersi:
• dall’offrire, anche per interposta persona, denaro o altre utilità al funzionario pubblico coinvolto, ai suoi familiari o a soggetti in qualunque modo allo stesso collegati;
• dal ricercare o instaurare illecitamente relazioni personali di favore, influenza, ingerenza idonee a condizionare, direttamente o indirettamente, l’esito del rapporto.
• dal promettere o concedere vantaggi di qualsiasi natura al fine di influenzare l’indipendenza di giudizio o di ottenere un qualsiasi vantaggio per Tc. Italia Servizi S.r.l..
• Dal tenere una condotta ingannevole che possa indurre la Pubblica Amministrazione in errore nella valutazione tecnico-economica dei prodotti e servizi offerti e/o forniti. A tal fine, nell’ipotesi di doni e regali destinati a pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, si rinvia a quanto previsto nel precedente paragrafo.
2. Relazioni con le Istituzioni
La Società cura le relazioni con le istituzioni pubbliche in base ai principi di integrità, correttezza e professionalità. I rapporti con le istituzioni sono finalizzati a conoscere e valutare le implicazioni dell’attività legislativa e amministrativa nelle attività della Società. I Destinatari sono tenuti a osservare scrupolosamente la normativa vigente nei settori connessi alle rispettive aree di attività e le disposizioni emanate dalle competenti Istituzioni. La Società si impegna affinché, nell’ambito delle istruttorie intercorrenti con le Istituzioni pubbliche nazionali e comunitarie, non siano inoltrate istanze o richieste contenenti dichiarazioni non veritiere, anche al fine di conseguire erogazioni pubbliche, contributi o finanziamenti agevolati, ovvero di ottenere indebitamente trattamenti ingiustificati, concessioni, autorizzazioni, licenze o altri atti amministrativi. Analogamente, in caso di partecipazione a procedure a evidenza pubblica, i destinatari sono tenuti a operare nel rispetto della legge e della corretta pratica commerciale, evitando in particolare di indurre le amministrazioni a operare indebitamente in favore della Società. I Destinatari sono tenuti a verificare che le erogazioni pubbliche, i contributi o i finanziamenti agevolati a favore di propri clienti siano correttamente finalizzati alla realizzazione delle iniziative per le quali sono stati concessi.
3. Relazioni con l’Autorità Giudiziaria
La Società opera, nello svolgimento delle specifiche attività, in modo lecito e corretto, collaborando con l’Autorità Giudiziaria e gli Organi dalla stessa delegati, in particolare qualora siano svolte indagini. In caso di ispezioni sarà messa a disposizione dell’Autorità Giudiziaria tutta la documentazione esistente con assoluto divieto di distruggere o alterare registrazioni, verbali, scritture contabili e qualsiasi tipo di documento, nonché mentire o persuadere altri in tal senso.
4. Relazioni con organizzazioni politiche e sindacali
Tc. Italia Servizi S.r.l. non favorisce e discrimina direttamente o indirettamente alcuna organizzazione di carattere politico o sindacale. È vietata l’erogazione di contributi ad organizzazioni e/o associazioni con le quali può ravvisarsi un conflitto d’interessi, ad esclusione dei casi in cui è stata avviata una cooperazione mediante l’ausilio di progetti approvati dai rispettivi organi di controllo. Tc. Italia Servizi S.r.l. può aderire a richieste di contributi e/o sponsorizzazioni provenienti da enti o associazioni senza fini di lucro, il cui oggetto sociale, di elevato valore culturale e/o etico, offra garanzia di serietà e qualità. In ogni caso non sono ammesse dazioni di danaro non commisurate all’oggetto della richiesta. La scelta delle erogazioni da effettuare deve essere fatta tenendo la massima attenzione verso ogni possibile forma di conflitto d’interesse personale o sociale. Tc. Italia Servizi S.r.l. può aderire alle richieste di contributi e/o di sponsorizzazione alle proposte provenienti da enti e associazioni dichiaratamente senza fini di lucro e con regolari statuti e atti costitutivi, che siano ritenute di valore culturale o benefico coerenti con i propri principi di responsabilità sociale d’impresa. In ogni caso, nella scelta delle proposte cui aderire, Tc. Italia Servizi S.r.l. presta particolare attenzione verso ogni possibile conflitto di interesse di ordine personale o aziendale.
Proprietà intellettuale
Tc. Italia Servizi s.r.l. produce regolarmente idee che non sono di dominio pubblico, strategie ed altre informazioni di valore. Tali informazioni sono considerate “informazioni proprietarie”, e la Tc. Italia Servizi s.r.l. possiede tali informazioni così come possiede altri tipi di beni. La vigente legislazione di settore consente la protezione di tali informazioni. Sicché tutti i dipendenti di Tc. Italia Servizi s.r.l. devono proteggere all’interno del proprio ambito la riservatezza delle informazioni e si impegnano altresì a non utilizzare per interesse o vantaggio diverso dall’attività espletata, marchi, segni distintivi o brevetti di terzi.
La Società cura l’applicazione e il costante aggiornamento di specifiche procedure finalizzate alla tutela delle informazioni. In particolare, rientra tra gli impegni della Società:
• assicurare la corretta separazione dei ruoli e delle responsabilità all’interno delle diverse figure preposte al trattamento delle informazioni;
• classificare le informazioni in base ai differenti livelli di riservatezza e adottare tutte le misure più opportune in relazione a ciascuna fase del trattamento;
• stipulare specifici accordi (anche di riservatezza) con i soggetti esterni che siano coinvolti nel reperimento o nel trattamento delle informazioni o che possano in qualsiasi modo venire in possesso di informazioni riservate. Ciascun destinatario, con riferimento a ogni notizia appresa in ragione della propria funzione lavorativa, è obbligato ad assicurare la massima riservatezza, anche al fine di salvaguardare il know-how tecnico, finanziario, legale, amministrativo, gestionale e commerciale della Società. In particolare, ciascun soggetto è tenuto:
• ad acquisire e trattare solo le informazioni e i dati necessari alle finalità della funzione di appartenenza e in diretta connessione con quest’ultima;
• ad acquisire e trattare le informazioni e i dati stessi esclusivamente entro i limiti stabiliti dalle procedure adottate in materia;
• a conservare i dati e le informazioni in modo da impedire che possano venire a conoscenza di soggetti non autorizzati;
• a comunicare i dati e le informazioni in conformità alle procedure stabilite o su espressa autorizzazione dei superiori gerarchici e, comunque, in caso di dubbio o incertezza, dopo aver accertato (rivolgendosi ai superiori o riscontrando oggettivamente nella prassi aziendale) la divulgazione nel caso specifico dei dati o delle informazioni;
• ad assicurarsi che non esistano vincoli assoluti o relativi alla divulgazione dei dati e delle informazioni riguardanti terzi collegati alla Società da rapporti di qualsiasi natura e, se del caso, richiederne il consenso. La Società si impegna a tutelare la riservatezza di tutte le informazioni di qualsivoglia natura od oggetto di cui entri in possesso nello svolgimento della sua attività, evitando ogni uso improprio o indebita diffusione ditali informazioni. La Società si impegna a tutelare, nel pieno rispetto delle disposizioni di cui al D.Lgs. n. 196/2003 - “Codice in materia di protezione dei dati personali” (“Codice della Privacy”), i dati personali acquisiti, custoditi e trattati nell’ ambito della propria attività.
Tutela della “Privacy”
Comunicazione e formazione
Il Codice etico è portato a conoscenza degli stakeholder mediante apposite attività di comunicazione. Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del Codice etico a tutti i collaboratori delle Società, il Responsabile del Personale predispone e realizza un piano annuale di formazione, anche in base a Suggerimenti volto a favorire la conoscenza dei principi e delle norme etiche. Le iniziative di formazione sono differenziate secondo il ruolo e la responsabilità dei collaboratori; per i neoassunti è previsto un apposito programma formativo che illustra i contenuti del codice di cui è richiesta l'osservanza. La società promuove e mette a disposizione tutti gli strumenti conoscitivi e di chiarimento per favorire la conoscenza e l’interpretazione dei principi e delle regole contenute all’interno del Codice. Ai fini di una completa informativa societaria, Tc. Italia Servizi s.r.l. fornisce un resoconto delle attività riferite all’Organismo all’interno del Bilancio consolidato dando evidenza di eventuali violazioni verificatesi e delle relative misure sanzionatorie applicate.
Violazione del codice e sistema sanzionatorio
Nella condotta degli affari i comportamenti non etici compromettono il rapporto di fiducia tra I Tc. Italia Servizi s.r.l. e i suoi stakeholder. Nessuna attività od operazione aziendale può essere condotta in violazione dei principi del Codice e nessuna indicazione della dirigenza o di soggetti esterni che entrino in contatto con le nostre Società può tradursi in condotte operative che violino la legislazione di riferimento o le procedure di controllo definite per garantire la correttezza e la trasparenza. Nell’ambito del sistema di controllo interno, il Codice Etico costituisce presupposto e riferimento – previa valutazione dei rischierato connessi alle attività svolte e mediante rinvio a procedure e meccanismi di formazione e attuazione delle decisioni aziendali – sia del modello di organizzazione, gestione e controllo, sia del sistema sanzionatorio adottati dall’Azienda. La Direzione di Tc. Italia Servizi s.r.l. è garante della diffusione, applicazione e aggiornamento del Codice Etico, anche in funzione dell’evoluzione delle leggi di riferimento e della sensibilità civile, e si adopera per stimolare in tutti i Collaboratori la consapevolezza della sua importanza. La Direzione pertanto vigilerà con attenzione sull’osservanza del Codice e si farà carico di informare tutti gli interlocutori, in funzione dei ruoli e delle responsabilità, sulla sua esistenza e sui suoi contenuti.
Revisione del codice
Il Codice è soggetto a revisione da parte del Consiglio di Amministrazione di Tc. Italia Servizi s.r.l.. La revisione tiene conto dei contributi ricevuti dai dipendenti e dagli altri stakeholder attraverso la formulazione di proposte. La revisione segue inoltre le evoluzioni che intervengono in ambito normativo e le prassi che si consolidano sia a livello nazionale e internazionale Tc. Italia Servizi s.r.l. si impegna inoltre all’aggiornamento dei contenuti qualora esigenze dettate dal variare del contesto, della normativa di riferimento, dell’ambiente o dell’organizzazione aziendale lo rendessero opportuno e necessario.
Norme di chiusura
Le disposizioni specifiche di questo Codice costituiscono esemplificazioni dei comportamenti più ricorrenti e non limitano l’ambito di applicazione dei principi generali espressi.
Diffusione ed attuazione del Codice Etico
Il Codice Etico viene distribuito e reso noto a tutti i dipendenti, i collaboratori gli interlocutori aziendali tramite apposita attività di comunicazione. Qualunque soggetto appartenente all'organizzazione o soggetto terzo che intrattenga rapporti con la Società, che intraveda o che venga a conoscenza di comportamenti non in linea con quanto definito nel Codice Etico è tenuto ad informare la Direzione.